Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì khi bỏ thuế khoán 2026?

Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì khi chuyển sang kê khai thuế từ năm 2026?

Từ ngày 1/1/2026, cơ chế thuế khoán sẽ chính thức bị bãi bỏ. Điều này đồng nghĩa với việc hơn 5 triệu hộ và cá nhân kinh doanh trên cả nước sẽ chuyển sang cơ chế tự kê khai, tự nộp thuế. Đây là thay đổi rất lớn, ảnh hưởng trực tiếp tới quán ăn, tiệm tạp hóa, cửa hàng thời trang, spa, kinh doanh online và nhiều mô hình nhỏ lẻ khác.

Nếu không chuẩn bị từ sớm, rất nhiều hộ kinh doanh có thể rơi vào tình trạng bị ấn định doanh thu, truy thu thuế hoặc thậm chí bị xử phạt vì kê khai sai. Ngược lại, nếu hiểu đúng và làm đúng, việc chuyển sang kê khai lại giúp hộ kinh doanh minh bạch hơn và tránh được nhiều rủi ro về sau.

Xác định đúng quy mô hộ kinh doanh ngay từ đầu

Việc đầu tiên mà hộ kinh doanh cần làm là rà soát doanh thu thực tế năm 2025 và dự kiến doanh thu năm 2026. Đây là căn cứ để xác định nhóm quản lý thuế và phương pháp tính thuế áp dụng.

Theo định hướng quản lý mới, hộ kinh doanh được chia thành 4 nhóm theo doanh thu năm:

Nhóm	Doanh thu năm	Cách quản lý thuế
Nhóm 1	Dưới 500 triệu	Không chịu VAT, không TNCN, chỉ kê khai doanh thu
Nhóm 2	Từ 500 triệu đến dưới 3 tỷ	Được chọn tính theo doanh thu hoặc theo lợi nhuận
Nhóm 3	Từ 3 tỷ đến dưới 50 tỷ	Bắt buộc tính thuế trên lợi nhuận
Nhóm 4	Trên 50 tỷ	Quản lý tương tự doanh nghiệp lớn

Ví dụ, một quán cà phê doanh thu khoảng 120–130 triệu mỗi tháng, tương đương 1,4–1,5 tỷ mỗi năm, sẽ thuộc nhóm 2. Trong khi đó, một chuỗi spa nhỏ có 3 cơ sở, doanh thu mỗi năm trên 3 tỷ sẽ rơi vào nhóm 3.

Kiểm kê hàng tồn kho khi chuyển sang kê khai

Với các hộ kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ đồng trở lên, hàng tồn kho là yếu tố rất quan trọng vì liên quan trực tiếp tới chi phí được trừ khi tính thuế.

Ví dụ, một cửa hàng tạp hóa có lượng hàng tồn lớn như nước ngọt, bánh kẹo, nhu yếu phẩm. Nếu không kiểm kê rõ ràng tại thời điểm chuyển đổi, cơ quan thuế có thể đặt câu hỏi về nguồn gốc hàng hóa.

Theo hướng dẫn, hàng tồn kho không có hóa đơn đầu vào vẫn được phép xuất hóa đơn bán ra khi chuyển sang kê khai. Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn phải kê khai và nộp thuế VAT, TNCN theo quy định.

Đăng ký và làm quen với hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Dù chưa bắt buộc ngay với mọi hộ, các chuyên gia khuyến nghị nên đăng ký sớm để làm quen.

Ví dụ, một shop bán hàng online trên Facebook hoặc sàn thương mại điện tử, doanh thu năm 2025 đã tiệm cận 1 tỷ. Nếu đợi tới năm 2026 mới bắt đầu làm hóa đơn điện tử, rất dễ bị rối trong giai đoạn đầu.

Việc “tập dượt” từ năm 2025 giúp hộ kinh doanh tránh sai sót khi quy định chính thức có hiệu lực.

Chuẩn bị sổ sách kế toán ngay từ đầu năm 2026

Khi chuyển sang kê khai, sổ sách kế toán không còn là lựa chọn mà là bắt buộc với các hộ có doanh thu từ 500 triệu đồng trở lên.

Ví dụ, một quán ăn cần theo dõi rõ:

– Doanh thu bán hàng từng ngày
– Chi phí nguyên liệu, nhân công, mặt bằng
– Chi phí điện, nước, gas, marketing

Nếu không ghi chép ngay từ đầu kỳ, đến cuối năm rất khó chứng minh chi phí, dẫn tới lợi nhuận bị “đẩy lên” và thuế phải nộp tăng cao.

Cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh và thuế

Nhiều hộ kinh doanh hiện nay vẫn hoạt động nhưng chưa đăng ký hoặc thông tin đăng ký không còn đúng thực tế. Điều này tiềm ẩn rủi ro rất lớn.

Ví dụ, giáo viên dạy thêm nếu không đăng ký hộ kinh doanh sẽ bị coi là thu nhập từ tiền lương, tiền công và chịu thuế lũy tiến có thể lên tới 35%. Trong khi nếu đăng ký hộ kinh doanh, họ được áp dụng cơ chế thuế riêng, thường thấp hơn rất nhiều.

Do đó, hộ kinh doanh cần rà soát và cập nhật thông tin đăng ký qua cơ quan thuế hoặc cổng dịch vụ công quốc gia.

Tách bạch tài khoản ngân hàng kinh doanh và cá nhân

Từ năm 2026, hộ kinh doanh cần đăng ký tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh và khai báo với cơ quan thuế.

Ví dụ, một cửa hàng quần áo online nếu dùng chung tài khoản cá nhân để nhận tiền bán hàng và chi tiêu gia đình rất dễ bị cơ quan thuế ấn định doanh thu hoặc tính thuế trên toàn bộ dòng tiền vào.

Tách riêng tài khoản giúp hộ kinh doanh:

– Chứng minh rõ doanh thu thực tế
– Tránh bị coi là thu nhập chưa kê khai
– Giảm rủi ro bị truy thu và xử phạt

Kê khai thuế đúng thời hạn ngay từ quý I/2026

Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 50 tỷ đồng sẽ thực hiện kỳ kê khai đầu tiên vào quý I/2026, hạn nộp trước ngày 30/4/2026.

Dù thời điểm kê khai là quý I, nhưng toàn bộ sổ sách, hóa đơn, chứng từ phải được chuẩn bị ngay từ ngày 1/1/2026.

Khoảng thời gian từ tháng 1 đến tháng 4/2026 được xem là giai đoạn rất quan trọng để hộ kinh doanh rà soát doanh thu, chi phí và điều chỉnh số liệu cho phù hợp với thực tế.

Vì sao hộ kinh doanh nên chuẩn bị sớm?

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai là thay đổi mang tính hệ thống, không thể xử lý trong một vài tuần. Những hộ chuẩn bị sớm sẽ chủ động hơn, ít rủi ro hơn và tối ưu được nghĩa vụ thuế.

Ngược lại, hộ kinh doanh làm theo thói quen cũ, không theo dõi sổ sách, không tách dòng tiền rất dễ bị động khi cơ quan thuế kiểm tra.

Chuẩn bị sớm không chỉ để tuân thủ luật, mà còn để hộ kinh doanh hiểu rõ hoạt động của chính mình, từ đó kinh doanh bền vững hơn trong giai đoạn mới.

Câu hỏi thường gặp về thuế hộ kinh doanh từ năm 2026

Từ năm 2026 hộ kinh doanh có còn áp dụng thuế khoán không?

Không. Từ ngày 1/1/2026, hình thức thuế khoán sẽ bị bãi bỏ và hộ kinh doanh phải chuyển sang cơ chế tự kê khai, tự nộp thuế.

Hộ kinh doanh doanh thu dưới 500 triệu có phải nộp thuế không?

Không phải nộp thuế VAT và thuế TNCN, nhưng vẫn phải kê khai doanh thu định kỳ theo quy định.

Hộ kinh doanh doanh thu trên 500 triệu cần chuẩn bị gì?

Cần chuẩn bị sổ sách kế toán, hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng riêng và theo dõi doanh thu, chi phí ngay từ đầu năm 2026.

Hộ kinh doanh có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?

Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Các hộ khác được khuyến nghị đăng ký sớm để làm quen.

Nếu không tách tài khoản ngân hàng kinh doanh có rủi ro gì?

Cơ quan thuế có thể ấn định doanh thu hoặc tính thuế trên toàn bộ dòng tiền vào tài khoản, thậm chí coi là thu nhập chưa kê khai.

Thời điểm kê khai thuế đầu tiên của hộ kinh doanh là khi nào?

Với hộ có doanh thu dưới 50 tỷ đồng, kỳ kê khai đầu tiên là quý I/2026, hạn nộp tờ khai trước ngày 30/4/2026.