Từ 01/01/2026, TP.HCM ngừng cấp bìa sổ BHXH giấy, chuyển sang sổ BHXH điện tử: Doanh nghiệp và người lao động cần biết gì?

Từ ngày 01/01/2026, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh chính thức triển khai việc cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử và tạm thời ngừng cấp bìa sổ bảo hiểm xã hội bằng giấy. Đây là bước chuyển quan trọng trong lộ trình số hóa quản lý bảo hiểm xã hội, tác động trực tiếp đến người lao động và người sử dụng lao động.

Căn cứ pháp lý về việc ngừng cấp bìa sổ BHXH giấy

Ngày 31/12/2025, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Thông báo số 4879/TB-BHXH về việc ngừng cấp tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội kể từ ngày 01/01/2026.

Thông báo này được ban hành trên cơ sở Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 quy định việc thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng phương thức điện tử.

Theo đó, từ ngày 01/01/2026, cơ quan BHXH TP.HCM sẽ:

• Cấp sổ bảo hiểm xã hội dưới dạng bản điện tử
• Tạm thời ngừng cấp bìa sổ bảo hiểm xã hội bằng giấy

Việc ngừng cấp bìa giấy nhằm chuẩn hóa tổ chức thực hiện, đồng bộ dữ liệu điện tử và bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người lao động.

Sổ BHXH điện tử là gì? Người lao động sử dụng ra sao?

Sổ bảo hiểm xã hội điện tử là hình thức sổ BHXH được quản lý tập trung trên hệ thống dữ liệu của cơ quan BHXH và được tích hợp vào các nền tảng số như:

• Ứng dụng VssID – Bảo hiểm xã hội số
• Cơ sở dữ liệu quản lý BHXH của ngành

Người lao động khi giải quyết các chế độ BHXH, bảo hiểm thất nghiệp không cần xuất trình bìa sổ giấy như trước. Cơ quan BHXH, Trung tâm dịch vụ việc làm và đơn vị sử dụng lao động sẽ căn cứ dữ liệu điện tử để giải quyết quyền lợi.

Trong giai đoạn chuyển tiếp, người lao động đã có sổ BHXH giấy vẫn tiếp tục được bảo lưu dữ liệu. Việc không cấp mới bìa giấy không làm mất quyền lợi của người lao động.

Doanh nghiệp có còn được giữ sổ BHXH của người lao động không?

Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội, sổ BHXH là tài sản thuộc quyền quản lý của người lao động.

Người sử dụng lao động có trách nhiệm:

• Lập hồ sơ tham gia BHXH cho người lao động
• Phối hợp với cơ quan BHXH trong việc quản lý dữ liệu
• Không được giữ sổ BHXH của người lao động trái quy định

Dù sổ BHXH chuyển sang hình thức điện tử, trách nhiệm này không thay đổi. Việc doanh nghiệp cố tình giữ sổ hoặc gây cản trở người lao động tiếp cận thông tin BHXH vẫn bị xử phạt.

Mức phạt khi công ty giữ sổ BHXH không trả cho người lao động

Căn cứ khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không trả sổ BHXH cho người lao động bị xử phạt như sau:

Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với mỗi người lao động bị vi phạm, nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với cá nhân.

Đối với tổ chức, mức phạt bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân, tương đương:

• Phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng cho mỗi người lao động
• Tổng mức phạt tối đa lên đến 150.000.000 đồng

Ngoài hình thức phạt tiền, doanh nghiệp còn buộc phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là trả lại sổ BHXH hoặc đảm bảo người lao động được tiếp cận đầy đủ dữ liệu BHXH của mình.

Ý nghĩa của việc chuyển sang sổ BHXH điện tử từ 2026

Việc cấp sổ BHXH điện tử không chỉ là thay đổi hình thức quản lý, mà là bước tiến quan trọng trong việc:

• Minh bạch hóa dữ liệu BHXH
• Hạn chế tình trạng doanh nghiệp giữ sổ, gây khó cho người lao động
• Đồng bộ dữ liệu giữa BHXH – thuế – lao động
• Tăng khả năng giám sát, đối chiếu khi thanh tra

Trong bối cảnh từ năm 2026, cơ quan quản lý tăng cường thanh tra theo dữ liệu điện tử, việc chậm cập nhật hoặc cố tình che giấu thông tin BHXH sẽ dễ bị phát hiện hơn rất nhiều.

Vị trí, chức năng của Bảo hiểm xã hội cơ sở hiện nay

Căn cứ Quyết định 2989/QĐ-BHXH năm 2025, Bảo hiểm xã hội cơ sở là cơ quan thuộc BHXH cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, đặt tại địa bàn cấp xã.

Bảo hiểm xã hội cơ sở có chức năng:

• Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách BHXH, BHYT
• Tổ chức thu, chi bảo hiểm thất nghiệp trên địa bàn
• Hỗ trợ người lao động và người sử dụng lao động trong việc giải quyết chế độ

Bảo hiểm xã hội cơ sở chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc BHXH cấp tỉnh và sự quản lý hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Đơn vị này có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ sở riêng, nhưng không tổ chức bộ máy bên trong.

Doanh nghiệp và người lao động cần làm gì từ 01/01/2026?

Đối với người lao động:

• Cài đặt và sử dụng ứng dụng VssID
• Kiểm tra định kỳ quá trình đóng BHXH
• Chủ động yêu cầu doanh nghiệp cập nhật thông tin chính xác

Đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh:

• Chuẩn hóa hồ sơ lao động và dữ liệu BHXH
• Không giữ sổ BHXH hoặc cản trở người lao động tiếp cận thông tin
• Đảm bảo dữ liệu BHXH khớp với dữ liệu thuế và tiền lương

Bản FAQ – Hỏi đáp cho người lao động về sổ BHXH điện tử từ 2026

Từ 01/01/2026 có còn cấp sổ BHXH giấy không?

Tại TP.HCM, từ ngày 01/01/2026, cơ quan BHXH sẽ ngừng cấp bìa sổ BHXH giấy và chuyển sang quản lý sổ BHXH bằng hình thức điện tử. Dữ liệu BHXH của người lao động được lưu trữ và tra cứu trên hệ thống điện tử của ngành BHXH.

Người lao động đang có sổ BHXH giấy có bị mất quyền lợi không?

Không. Sổ BHXH giấy đã cấp vẫn có giá trị lưu trữ thông tin. Quyền lợi BHXH của người lao động được bảo toàn đầy đủ trên hệ thống dữ liệu điện tử của cơ quan BHXH.

Không có sổ BHXH giấy thì làm thủ tục hưởng chế độ thế nào?

Khi giải quyết các chế độ BHXH hoặc bảo hiểm thất nghiệp, cơ quan BHXH và Trung tâm dịch vụ việc làm sẽ căn cứ dữ liệu điện tử. Người lao động không bắt buộc phải xuất trình bìa sổ giấy như trước.

Người lao động cần làm gì để tra cứu sổ BHXH điện tử?

Người lao động nên cài đặt và sử dụng ứng dụng VssID – Bảo hiểm xã hội số để tra cứu quá trình đóng, thời gian tham gia và các quyền lợi BHXH của mình.

Công ty có được giữ sổ BHXH của người lao động không?

Không. Sổ BHXH thuộc quyền quản lý của người lao động. Doanh nghiệp không được giữ sổ BHXH hoặc gây khó khăn cho người lao động trong việc tiếp cận thông tin BHXH.

Công ty giữ sổ BHXH không trả cho người lao động thì bị phạt thế nào?

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp giữ sổ BHXH không trả cho người lao động có thể bị phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng cho mỗi người lao động, tổng mức phạt tối đa lên đến 150.000.000 đồng.

Khi nghỉ việc, người lao động có cần yêu cầu trả sổ BHXH không?

Có. Người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp hoàn tất thủ tục xác nhận quá trình đóng BHXH và đảm bảo dữ liệu BHXH được cập nhật đầy đủ, chính xác trên hệ thống điện tử.

Doanh nghiệp chậm chốt sổ BHXH thì người lao động phải làm sao?

Người lao động có thể gửi yêu cầu bằng văn bản đến doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện, người lao động có quyền phản ánh đến cơ quan BHXH hoặc cơ quan thanh tra lao động.

Sổ BHXH điện tử có an toàn không?

Sổ BHXH điện tử được quản lý tập trung trên hệ thống của ngành BHXH, có tính bảo mật cao và hạn chế tối đa rủi ro mất, hỏng hoặc bị giữ trái phép như sổ giấy.

Từ 2026, người lao động cần lưu ý điều gì nhất?

Người lao động cần chủ động theo dõi dữ liệu BHXH của mình, kiểm tra mức đóng có đúng với tiền lương thực nhận hay không và kịp thời phản ánh khi phát hiện sai sót.