Hướng dẫn ghi sổ kế toán hộ kinh doanh năm 2026 đầy đủ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC

Từ ngày 01/01/2026, tất cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đều phải ghi sổ kế toán. Đây là điểm thay đổi rất lớn so với trước đây, khiến nhiều hộ tạp hóa, quán ăn nhỏ, quán phở, hiệu thuốc, cửa hàng bán lẻ lo lắng không biết phải làm thế nào cho đúng.

Bài viết này được viết theo hướng dễ hiểu – dễ làm – đúng luật, giúp hộ kinh doanh:

– Biết mình thuộc trường hợp nào

– Biết phải dùng mẫu sổ nào

– Biết ghi từng dòng ra sao

– Biết ghi theo ngày hay theo tháng

1. Vì sao từ năm 2026 tất cả hộ kinh doanh đều phải ghi sổ kế toán?

Ngày 31/12/2025, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Thông tư này không phân biệt:

– Hộ kinh doanh lớn hay nhỏ

– Doanh thu cao hay thấp

– Nộp thuế khoán, theo tỷ lệ hay kê khai

Chỉ cần là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì đều phải ghi sổ.

Tuy nhiên, pháp luật đã thiết kế nhiều mức sổ khác nhau, từ rất đơn giản đến đầy đủ, để hộ nhỏ không bị quá tải.

2. Trường hợp nào chỉ cần ghi 1 sổ duy nhất?

Rất nhiều hộ kinh doanh hiện nay thuộc trường hợp:

– Doanh thu nhỏ

– Chưa đến ngưỡng phải nộp thuế

– Hoặc thuộc diện không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN

Với các trường hợp này, hộ kinh doanh chỉ cần ghi 01 sổ duy nhất là:

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu S1a-HKD

Mẫu này áp dụng phổ biến cho:

– Hộ tạp hóa nhỏ

– Quán phở, quán bún, quán ăn sáng

– Quán nước, cà phê vỉa hè

– Hiệu thuốc tư nhân nhỏ

– Bán hàng online nhỏ lẻ

3. Mẫu S1a-HKD dùng để làm gì?

Sổ S1a-HKD dùng để:

– Ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ

– Làm căn cứ xác định có vượt ngưỡng chịu thuế hay không

– Đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra

– Chứng minh doanh thu trung thực, tránh bị ấn định thuế

Lưu ý quan trọng: Sổ này không phải để tính lãi – lỗ, mà chỉ để theo dõi doanh thu.

4. Cấu trúc sổ S1a-HKD gồm những cột nào?

5. Ví dụ cụ thể cách ghi sổ S1a-HKD cho hộ tạp hóa

Ví dụ: Hộ kinh doanh tạp hóa A bán hàng trong ngày 05/01/2026, tổng doanh thu trong ngày là 3.200.000 đồng.

Không cần ghi từng gói mì, chai nước, bao thuốc lá. Chỉ cần ghi tổng doanh thu trong ngày.

6. Ví dụ ghi sổ S1a-HKD cho quán phở, quán ăn

Ví dụ: Quán phở B bán buổi sáng ngày 10/01/2026, tổng thu tiền mặt là 2.800.000 đồng.

Không cần ghi từng tô phở. Pháp luật cho phép ghi theo định kỳ.

7. Ghi doanh thu theo ngày hay theo tháng thì đúng?

Thông tư 152 cho phép hộ kinh doanh:

– Ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh

– Hoặc ghi theo định kỳ

Khuyến nghị thực tế:

– Hộ bán lẻ nhiều giao dịch: ghi theo ngày

– Hộ ít giao dịch: có thể ghi theo tuần

– Không nên chỉ ghi 1 dòng cho cả tháng nếu bán hàng thường xuyên

8. Doanh thu ghi trong sổ gồm những khoản nào?

Phải ghi toàn bộ doanh thu thực tế bao gồm:

– Tiền mặt

– Chuyển khoản

– Thanh toán QR, ví điện tử

Không được chỉ ghi tiền mặt để né doanh thu.

9. Nếu ngày không bán được hàng có cần ghi sổ không?

Không bắt buộc ghi.

Chỉ ghi khi có phát sinh doanh thu.

10. Lời khuyên thực tế cho hộ kinh doanh dùng mẫu S1a-HKD

– Mỗi ngày dành 3–5 phút ghi sổ

– Không để dồn nhiều ngày mới ghi

– Ghi đơn giản, đúng bản chất doanh thu

– Lưu sổ cẩn thận tối thiểu 10 năm

PHẦN 3. Các mẫu sổ S2b – S2c – S2d – S2e theo Thông tư 152/2025/TT-BTC

1. Trường hợp nào phải sử dụng nhóm sổ S2b – S2c – S2d – S2e?

Nhóm sổ S2b – S2c – S2d – S2e áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu nhưng thuế TNCN được tính trên thu nhập tính thuế.

Đặc điểm của nhóm này:

– Có doanh thu lớn

– Có chi phí đáng kể

– Cần xác định lãi để tính thuế TNCN

Thường gặp ở:

– Hộ kinh doanh nhà hàng quy mô vừa

– Hiệu thuốc lớn

– Cửa hàng vật tư, phân phối hàng hóa

– Hộ sản xuất nhỏ có nguyên vật liệu

Với nhóm này, hộ kinh doanh phải ghi nhiều sổ song song, mỗi sổ phục vụ một mục đích riêng.

2. Mẫu S2b-HKD – Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ

2.1. Mục đích của sổ S2b-HKD

Sổ S2b-HKD dùng để:

– Theo dõi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ

– Phân loại doanh thu theo từng ngành nghề

– Làm căn cứ tính thuế GTGT phải nộp

Sổ này không dùng để tính chi phí.

2.2. Cấu trúc sổ S2b-HKD

2.3. Ví dụ ghi sổ S2b-HKD

Ví dụ: Hộ kinh doanh bán thuốc + bán vật tư y tế.

3. Mẫu S2c-HKD – Sổ chi tiết doanh thu, chi phí

3.1. Mục đích của sổ S2c-HKD

Sổ S2c-HKD dùng để:

– Tổng hợp doanh thu

– Tổng hợp chi phí hợp lý

– Xác định thu nhập tính thuế

– Làm căn cứ tính thuế TNCN

3.2. Các loại chi phí được ghi nhận

– Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa

– Chi phí tiền lương, tiền công

– Chi phí điện, nước, internet

– Chi phí thuê mặt bằng

– Chi phí sửa chữa, vận chuyển

3.3. Ví dụ ghi sổ S2c-HKD

Ví dụ: Nhà hàng C tháng 04/2026

4. Mẫu S2d-HKD – Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa tồn kho

4.1. Khi nào phải dùng sổ S2d-HKD?

Hộ kinh doanh có:

– Nhập – xuất hàng hóa

– Tồn kho cuối kỳ

thì phải dùng sổ S2d-HKD.

4.2. Ví dụ ghi sổ S2d-HKD

Ví dụ: Cửa hàng tạp hóa theo dõi mặt hàng nước ngọt.

5. Mẫu S2e-HKD – Sổ chi tiết tiền

5.1. Mục đích của sổ S2e-HKD

Sổ S2e-HKD dùng để:

– Theo dõi tiền mặt

– Theo dõi tiền gửi ngân hàng

– Đối chiếu dòng tiền

5.2. Ví dụ ghi sổ S2e-HKD

Ví dụ: Tháng 05/2026

6. Mối liên hệ giữa các sổ trong PHẦN 3

– S2b: Theo dõi doanh thu

– S2c: Xác định lãi – lỗ

– S2d: Theo dõi hàng tồn kho

– S2e: Theo dõi dòng tiền

Các sổ này phải khớp số liệu với nhau.

7. Lời khuyên thực tế cho hộ kinh doanh

– Không cần ghi quá chi tiết nếu không cần thiết

– Ghi đều, ghi đúng, ghi trung thực

– Có thể dùng Excel hoặc phần mềm đơn giản

– Lưu sổ sách tối thiểu 10 năm

PHẦN 4. Mẫu S3a-HKD – Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác theo Thông tư 152/2025/TT-BTC

1. Mẫu S3a-HKD là gì?

Mẫu S3a-HKD là Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác, được ban hành kèm theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.

Đây là mẫu sổ dùng để theo dõi các loại thuế không phải thuế GTGT và không phải thuế TNCN thông thường.

Các loại thuế này bao gồm:

– Thuế tiêu thụ đặc biệt

– Thuế bảo vệ môi trường

– Thuế tài nguyên

– Thuế xuất khẩu

– Thuế nhập khẩu

– Thuế sử dụng đất

Điểm rất quan trọng: Không phải hộ kinh doanh nào cũng phải sử dụng mẫu S3a-HKD.

2. Hộ kinh doanh nào bắt buộc phải dùng mẫu S3a-HKD?

Chỉ những hộ kinh doanh có hoạt động phát sinh các loại thuế đặc thù sau đây mới phải dùng S3a-HKD:

– Hộ kinh doanh xăng dầu

– Hộ kinh doanh rượu, bia, thuốc lá

– Hộ khai thác tài nguyên (cát, đá, sỏi…)

– Hộ kinh doanh hàng hóa chịu thuế bảo vệ môi trường

– Hộ kinh doanh có phát sinh thuế sử dụng đất

– Hộ kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa

Các hộ sau KHÔNG cần dùng S3a-HKD:

– Hộ tạp hóa thông thường

– Quán phở, quán ăn nhỏ

– Quán cà phê

– Hiệu thuốc tư nhân không kinh doanh hàng chịu thuế đặc biệt

– Bán hàng online nhỏ lẻ

Những hộ này chỉ cần dùng các mẫu sổ ở PHẦN 1, 2, 3.

3. Mục đích của sổ S3a-HKD

Sổ S3a-HKD được dùng để:

– Theo dõi riêng từng loại thuế đặc thù

– Làm căn cứ tính số thuế phải nộp

– Đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra

– Tránh nhầm lẫn giữa thuế GTGT/TNCN và các loại thuế khác

Sổ này không thay thế các sổ doanh thu, chi phí, tiền, tồn kho.

4. Cấu trúc chi tiết của sổ S3a-HKD

Mẫu S3a-HKD gồm nhiều cột, chia làm 3 nhóm chính:

Nhóm 1: Thông tin chung

– Cột A: Ngày, tháng ghi sổ

– Cột B: Diễn giải nghiệp vụ phát sinh

Nhóm 2: Thông tin về hàng hóa, dịch vụ chịu thuế

– Cột 1: Lượng hàng hóa, dịch vụ chịu thuế

– Cột 2: Mức thuế tuyệt đối (nếu áp dụng)

– Cột 3: Giá tính thuế trên 01 đơn vị

– Cột 4: Thuế suất (%)

Nhóm 3: Xác định số thuế phải nộp

– Cột 5: Thuế tính theo tỷ lệ %

– Cột 6: Thuế tính theo mức tuyệt đối

– Cột 7: Tổng số thuế phải nộp

– Cột 8: Thuế bảo vệ môi trường

– Cột 9: Thuế tài nguyên

– Cột 10: Thuế sử dụng đất

Không phải nghiệp vụ nào cũng dùng hết các cột.

5. Ví dụ 1: Hộ kinh doanh rượu bia (thuế tiêu thụ đặc biệt)

Giả định:

– Hộ kinh doanh bán rượu thủ công

– Tháng 03/2026 bán 500 lít rượu

– Giá tính thuế: 60.000 đồng/lít

– Thuế tiêu thụ đặc biệt: 65%

Cách ghi sổ S3a-HKD

Cách tính: 500 x 60.000 x 65% = 19.500.000 đồng

6. Ví dụ 2: Hộ kinh doanh xăng dầu (thuế bảo vệ môi trường)

Giả định:

– Bán 10.000 lít xăng

– Thuế bảo vệ môi trường: 3.000 đồng/lít

7. Ví dụ 3: Hộ khai thác cát (thuế tài nguyên)

Giả định:

– Khai thác 1.000 m³ cát

– Giá tính thuế: 50.000 đồng/m³

– Thuế suất tài nguyên: 5%

8. Ghi sổ S3a-HKD theo ngày hay theo kỳ?

Hộ kinh doanh có thể:

– Ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh

– Hoặc ghi tổng hợp theo tháng

Khuyến nghị:

– Hoạt động thường xuyên: ghi theo ngày

– Hoạt động không thường xuyên: ghi theo từng lần phát sinh

9. Những sai lầm thường gặp khi ghi sổ S3a-HKD

– Ghi nhầm vào sổ doanh thu thay vì S3a

– Ghi thiếu số lượng hàng chịu thuế

– Nhầm thuế suất giữa các loại thuế

– Không lưu hồ sơ chứng minh số liệu

Những lỗi này rất dễ bị truy thu và xử phạt.

10. Tổng kết vai trò của S3a-HKD trong hệ thống sổ kế toán hộ kinh doanh

S3a-HKD chỉ là sổ bổ sung, không phải sổ bắt buộc cho mọi hộ.

Đa số hộ kinh doanh nhỏ lẻ không cần dùng đến S3a-HKD.

Chỉ khi phát sinh các loại thuế đặc thù thì mới phải mở và ghi sổ này.

Việc hiểu đúng giúp hộ kinh doanh:

– Không làm thừa sổ

– Không ghi sai sổ

– Không lo sợ sai luật

Checklist hộ kinh doanh thuộc mẫu sổ kế toán nào từ năm 2026?

Mục đích checklist: Giúp hộ kinh doanh xác định nhanh chỉ trong 3–5 phút mình phải dùng mẫu sổ nào theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, tránh ghi sai – ghi thừa – làm phức tạp không cần thiết.

BƯỚC 1. Kiểm tra tình trạng chịu thuế của hộ kinh doanh

Nếu TẤT CẢ đều tick “Có” → chuyển thẳng sang KẾT LUẬN A.

BƯỚC 2. Kiểm tra phương pháp tính thuế đang áp dụng

Nếu tick “Có” cho cả hai → chuyển sang KẾT LUẬN B.

BƯỚC 3. Kiểm tra có cần tính chi phí để xác định thu nhập chịu thuế không

Nếu tick “Có” → chuyển sang KẾT LUẬN C.

BƯỚC 4. Kiểm tra có phát sinh các loại thuế đặc thù không

Nếu tick “Có” ở bất kỳ dòng nào → chuyển sang KẾT LUẬN D.

KẾT LUẬN NHANH – HỘ KINH DOANH DÙNG MẪU NÀO?

Ghi chú cực kỳ quan trọng cho hộ kinh doanh

– Không phải hộ nào cũng phải dùng tất cả các mẫu sổ.

– Hộ nhỏ lẻ đa số chỉ cần S1a-HKD hoặc S2a-HKD.

– Dùng sai mẫu sổ dễ dẫn đến ghi thừa, ghi thiếu, rối sổ.

– Ghi đúng mẫu ngay từ đầu giúp tránh rủi ro bị ấn định thuế.

Gợi ý thực tế

Nếu hộ kinh doanh chưa chắc chắn mình thuộc kết luận nào, nên:

– In checklist này ra và tick từng ô

– So sánh với thực tế hoạt động kinh doanh

– Chuẩn bị sổ sách ngay từ đầu năm 2026Hướng dẫn cách ghi sổ kế toán hộ kinh doanh năm 2026 đầy đủ, dễ hiểu, đúng Thông tư 152/2025/TT-BTC – dành cho hộ tạp hóa, quán ăn, hiệu thuốc, kinh doanh nhỏ lẻ.

1. Hộ kinh doanh có bắt buộc ghi sổ kế toán từ năm 2026 không?

Ngày 31/12/2025, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Từ ngày 01/01/2026, tất cả hộ kinh doanh đều phải ghi sổ kế toán, không phân biệt doanh thu cao hay thấp, không phân biệt nộp thuế khoán, theo tỷ lệ hay kê khai.

Điểm mới quan trọng là: pháp luật không còn khái niệm “khuyến khích ghi sổ” như trước đây. Việc ghi sổ trở thành nghĩa vụ bắt buộc.

2. Các mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh áp dụng năm 2026

Dưới đây là bảng tổng hợp các trường hợp hộ kinh doanh và mẫu sổ kế toán tương ứng theo Thông tư 152/2025/TT-BTC:

Lưu ý: Phần lớn hộ kinh doanh nhỏ lẻ như tạp hóa, quán phở, quán ăn sáng, hiệu thuốc chỉ cần sử dụng mẫu S1a-HKD hoặc S2a-HKD.

3. Năm 2026 hộ kinh doanh phải đóng những loại thuế nào?

Từ năm 2026, thuế môn bài chính thức được bãi bỏ. Hộ kinh doanh chỉ còn liên quan đến 02 loại thuế chính:

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Doanh thu không chịu thuế được nâng từ 200 triệu lên 500 triệu đồng/năm. Phần vượt mới tính thuế.

Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Hộ kinh doanh có doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở xuống thuộc diện không chịu thuế GTGT.

4. Các phương thức nộp tiền thuế hiện nay

Theo Luật Quản lý thuế, hộ kinh doanh có thể nộp tiền thuế theo 04 cách:

– Nộp tại Kho bạc Nhà nước

– Nộp tại cơ quan thuế

– Nộp qua đơn vị được ủy nhiệm thu

– Nộp qua ngân hàng, tổ chức tín dụng, dịch vụ điện tử