NGỪNG SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TỪ 01/6/2025 – DOANH NGHIỆP, HỘ KINH DOANH CẦN BIẾT

Từ ngày 01/6/2025, nhiều quy định mới liên quan đến việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử chính thức có hiệu lực theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Quy định này áp dụng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp và hộ kinh doanh trên toàn quốc.

CÁC TRƯỜNG HỢP PHẢI NGỪNG SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Căn cứ khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau.

Chấm dứt hiệu lực mã số thuế

Khi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh bị chấm dứt hiệu lực mã số thuế, hệ thống của cơ quan thuế sẽ tự động ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử kể từ thời điểm mã số thuế không còn hiệu lực.

Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh bắt buộc phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Tạm ngừng kinh doanh hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có văn bản gửi cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong thời gian tạm ngừng.

Trường hợp hộ kinh doanh chuyển từ phương pháp kê khai sang phương pháp khoán hoặc nộp thuế theo từng lần phát sinh theo thông báo của cơ quan thuế cũng thuộc diện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Ngừng sử dụng hóa đơn để cưỡng chế nợ thuế

Khi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc áp dụng biện pháp cưỡng chế nợ thuế bằng hình thức ngừng sử dụng hóa đơn, toàn bộ hóa đơn điện tử sẽ bị khóa sử dụng.

Sử dụng hóa đơn điện tử cho hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả

Nếu cơ quan chức năng phát hiện doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả hoặc hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ và thông báo cho cơ quan thuế, người nộp thuế sẽ bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Lập hóa đơn điện tử để bán khống, chiếm đoạt tiền

Trường hợp lập hóa đơn điện tử khống nhằm chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế thì cơ quan thuế sẽ ra quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Không đủ điều kiện kinh doanh hoặc vi phạm pháp luật về thuế, hóa đơn

Khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu tạm ngừng kinh doanh do không đủ điều kiện kinh doanh hoặc phát hiện hành vi vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn, doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Không còn đủ điều kiện sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng thay đổi ngành nghề dẫn đến không đủ điều kiện tiếp tục sử dụng thì sẽ bị ngừng hình thức hóa đơn này.

Trốn thuế, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp

Trong quá trình kiểm tra, nếu cơ quan thuế phát hiện hành vi trốn thuế, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng hóa đơn điện tử để trốn thuế thì sẽ ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và xử lý theo quy định.

Người nộp thuế thuộc nhóm rủi ro rất cao

Trường hợp người nộp thuế bị xếp vào nhóm có mức độ rủi ro rất cao, cơ quan thuế có quyền ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để phục vụ công tác quản lý.

LƯU Ý KHI ĐANG TẠM NGỪNG KINH DOANH NHƯNG VẪN CẦN HÓA ĐƠN

Theo khoản 4 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đang tạm ngừng kinh doanh nhưng cần xuất hóa đơn để thực hiện các hợp đồng đã ký trước thời điểm tạm ngừng thì được sử dụng hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

TRÌNH TỰ THỰC HIỆN NGỪNG SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Tùy từng trường hợp, việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo các trình tự khác nhau.

Đối với các trường hợp chấm dứt mã số thuế, không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, cưỡng chế nợ thuế, hệ thống của cơ quan thuế sẽ tự động ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử mà không gửi thông báo.

Đối với các trường hợp tạm ngừng kinh doanh hoặc thay đổi điều kiện sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu 01/TB-NSD.

Đối với các hành vi vi phạm nghiêm trọng, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo yêu cầu người nộp thuế giải trình trong thời hạn tối đa 02 ngày làm việc. Nếu không giải trình hoặc giải trình không đầy đủ, cơ quan thuế sẽ ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

TRƯỜNG HỢP ĐƯỢC TIẾP TỤC SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Theo khoản 3 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp và hộ kinh doanh được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử khi:

– Thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh

– Được khôi phục mã số thuế

– Có quyết định chấm dứt hiệu lực cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn

– Có thông báo của cơ quan chức năng cho phép tiếp tục hoạt động

Lưu ý: Việc sử dụng hóa đơn trong thời gian bị ngừng sử dụng, trừ trường hợp được phép, bị xem là sử dụng hóa đơn không hợp pháp theo khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

DANH MỤC BIỂU MẪU LIÊN QUAN ĐẾN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Một số biểu mẫu doanh nghiệp và hộ kinh doanh thường sử dụng gồm:

– Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

– Mẫu 04/SS-HĐĐT: Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót

– Mẫu 03/DL-HĐĐT: Tờ khai dữ liệu hóa đơn điện tử

– Mẫu 01/TB-NSD: Thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

– Mẫu 01/GTGT và 02/BH: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng

HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP VỀ NGỪNG SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có cần làm thủ tục không?

Tùy trường hợp. Một số trường hợp hệ thống tự ngừng, một số trường hợp phải thông báo hoặc giải trình theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Đang bị ngừng hóa đơn mà vẫn xuất hóa đơn có sao không?

Có. Đây là hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp và có thể bị xử phạt nặng.

Tạm ngừng kinh doanh có được xuất hóa đơn không?

Chỉ được xuất hóa đơn theo từng lần phát sinh nếu được cơ quan thuế cấp và phục vụ hợp đồng đã ký trước thời điểm tạm ngừng.

Khi nào được mở lại hóa đơn điện tử?

Khi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đã khắc phục vi phạm, được khôi phục mã số thuế hoặc có quyết định chấm dứt cưỡng chế từ cơ quan thuế.