Hướng dẫn kê khai thuế cho thuê tài sản 2026 dễ hiểu: làm theo 2 cách (HTKK hoặc kê khai trực tuyến)

Kê khai thuế cho thuê tài sản 2026: 2 cách làm trên HTKK và Cổng Dịch vụ công (dễ hiểu, làm được ngay)

Hướng dẫn kê khai thuế cho thuê nhà, mặt bằng, phòng trọ năm 2026 theo 2 cách: HTKK và kê khai trực tuyến. Có step chi tiết, ví dụ điền kỳ thanh toán 3 tháng/lần, 6 tháng/lần, checklist tránh sai phải khai lại.

Nhiều anh chị cho thuê nhà, cho thuê mặt bằng, phòng trọ, ki-ốt thường gặp tình huống: đến kỳ phải nộp tờ khai nhưng không biết làm trên đâu, chọn mẫu nào, điền “kỳ kê khai” ra sao, khai theo năm hay theo kỳ thanh toán. Bài này viết theo kiểu cầm tay chỉ việc, làm từng thao tác một, ai cũng hiểu và áp dụng được.

Những ai cần đọc bài này

Bài hướng dẫn áp dụng cho cá nhân/hộ gia đình có phát sinh doanh thu từ cho thuê tài sản như: cho thuê nhà, căn hộ, mặt bằng, cửa hàng, nhà xưởng, kho bãi. Trường hợp doanh nghiệp thuê nhà và hợp đồng ghi rõ doanh nghiệp kê khai, nộp thuế thay thì vẫn kê khai theo hướng dẫn dưới đây nhưng sẽ chọn đúng phần “tổ chức khai thay”.

Chuẩn bị trước khi kê khai để khỏi làm đi làm lại

Trước khi mở HTKK hay mở cổng kê khai, anh chị chuẩn bị sẵn các thông tin sau để điền một lần cho đúng: mã số thuế, địa chỉ tài sản cho thuê, hợp đồng thuê (ngày ký, thời hạn thuê), kỳ thanh toán (tháng/quý/năm hoặc trả một lần), số tiền thuê và thông tin bên thuê. Nếu có nhiều hợp đồng cho thuê ở nhiều địa chỉ thì tách rõ từng hợp đồng để nhập đúng bảng kê.

Ví dụ chuẩn bị: Anh A cho thuê mặt bằng bán hàng tại Long Biên, tiền thuê 12.000.000 đồng/tháng, hợp đồng từ 01/01/2026 đến 31/12/2026, thanh toán theo quý (3 tháng/lần). Anh A sẽ kê khai theo kỳ thanh toán “3 tháng/lần” và điền khoảng thời gian từng kỳ.

Nguyên tắc chọn kỳ kê khai: tháng, quý, năm hay theo kỳ thanh toán

Điểm quan trọng nhất là “kỳ kê khai” phải phù hợp với hợp đồng và cách nhận tiền. Nếu hợp đồng ghi thanh toán theo tháng, anh chị có thể kê khai theo tháng. Nếu hợp đồng ghi theo quý, có thể kê khai theo quý. Nếu hợp đồng ghi theo năm, có thể kê khai theo năm. Trường hợp thu tiền một lần cho nhiều tháng hoặc nhiều năm thì thường phải kê khai theo kỳ thanh toán, nghĩa là nhận tiền theo đợt nào khai theo đợt đó.

Ví dụ: Hợp đồng ghi “thanh toán 6 tháng/lần”, nhận tiền ngày 05/01/2026 cho kỳ 6 tháng đầu năm. Khi kê khai, anh chị chọn kỳ thanh toán và điền đúng “6” vào số tháng của kỳ thanh toán, đồng thời điền từ ngày 01/01/2026 đến 30/06/2026.

Cách kê khai trên HTKK

Đây là cách phổ biến với người đã quen dùng máy tính. Anh chị mở phần mềm HTKK, sau đó thao tác theo các bước sau.

Step: Mở HTKK, chọn nhóm tờ khai liên quan đến thuế tài sản/cho thuê tài sản, chọn đúng mẫu 01/TTS theo hướng dẫn hiện hành. Tiếp theo, HTKK sẽ yêu cầu chọn phụ lục phù hợp theo đối tượng kê khai.

Step: Chọn đúng phụ lục. Nếu là cá nhân tự kê khai, tự nộp thuế thì chọn phụ lục dành cho cá nhân (thường là bảng kê dành cho cá nhân). Nếu là doanh nghiệp/tổ chức khai và nộp thuế thay thì chọn phụ lục dành cho tổ chức khai thay.

Ví dụ: Chị B cho thuê nhà và tự đi nộp thuế, tự làm tờ khai. Chị B chọn phụ lục dành cho cá nhân. Công ty C thuê nhà của chị B và hợp đồng ghi công ty kê khai, nộp thuế thay thì công ty C sẽ chọn phụ lục dành cho tổ chức khai thay.

Step: Chọn “kỳ kê khai” phù hợp. Trên màn hình chọn kỳ tính thuế, anh chị chọn Tỉnh/Thành phố nơi có tài sản cho thuê, chọn cơ quan thuế quản lý. Sau đó tích vào kỳ khai: theo năm, theo quý, theo tháng hoặc theo kỳ thanh toán (tùy hợp đồng).

Ví dụ: Nếu hợp đồng ghi “3 tháng/lần”, anh chị tích kỳ thanh toán. Nếu hợp đồng ghi “năm”, anh chị tích tờ khai năm.

Step: Nhập thông tin hợp đồng trong bảng kê. Đây là phần quan trọng nhất vì nhiều người sai ở chỗ điền ngày và số tháng. Anh chị nhập số hợp đồng, ngày hợp đồng, thông tin bên thuê, địa chỉ tài sản, mục đích sử dụng, giá cho thuê và khoảng thời gian tính thuế.

Ví dụ điền số tháng: Thanh toán 6 tháng/lần thì điền 6. Thanh toán 3 tháng/lần thì điền 3. Thanh toán theo năm thì điền 12 nếu phần mềm yêu cầu số tháng tương ứng.

Step: Điền “từ ngày – đến ngày” theo đúng kỳ. Nếu kê khai theo tháng thì điền tháng đó. Nếu theo quý thì điền 3 tháng. Nếu theo năm thì điền cả năm. Nếu theo kỳ thanh toán thì điền đúng theo kỳ ghi trong hợp đồng.

Ví dụ từ ngày – đến ngày: Kỳ 3 tháng đầu: 01/01/2026 đến 31/03/2026. Kỳ tiếp theo: 01/04/2026 đến 30/06/2026.

Step: Kết xuất XML và lưu lại. Sau khi hoàn tất, anh chị bấm kết xuất XML để nộp tờ khai qua cổng nộp hồ sơ hoặc nộp trực tuyến nếu hệ thống yêu cầu. Nên lưu thêm bản PDF/in tờ khai và lưu hợp đồng, phụ lục hợp đồng để khi cần đối chiếu có ngay.

Cách kê khai trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công về Thuế

Cách này phù hợp với người muốn làm trực tiếp trên web, không cần cài phần mềm. Quy trình thực tế là: đăng nhập, tìm đúng thủ tục, chọn nộp hồ sơ, tải tệp XML (hoặc kê khai trực tuyến nếu hệ thống hỗ trợ), ký và nộp.

Step: Truy cập cổng dịch vụ công về thuế và đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử. Khi hệ thống hỏi đối tượng đăng nhập, anh chị chọn đúng loại hình theo tình trạng của mình (cá nhân hoặc doanh nghiệp).

Ví dụ: Anh A đứng tên mã số thuế cá nhân và tự kê khai thì chọn “cá nhân”. Doanh nghiệp kê khai thay theo hợp đồng thì doanh nghiệp đăng nhập theo loại hình doanh nghiệp.

Step: Vào mục tra cứu/thủ tục để tìm thủ tục liên quan đến “kê khai thuế cho thuê tài sản”. Khi ra đúng thủ tục, anh chị chọn nộp hồ sơ.

Step: Chọn hình thức nộp hồ sơ. Nếu hệ thống cho phép “kê khai trực tuyến” thì anh chị điền trực tiếp. Nếu hệ thống yêu cầu “nộp XML” thì anh chị dùng file XML đã kết xuất từ HTKK và tải lên.

Ví dụ: Anh A làm trên HTKK trước, đã có file XML, thì chọn “nộp XML”, bấm chọn tệp và tải lên. Nếu anh A không dùng HTKK, hệ thống cho kê khai trực tuyến thì anh A chọn “kê khai trực tuyến” rồi điền theo hướng dẫn trên màn hình.

Step: Kiểm tra lại thông tin tờ khai trên màn hình, ký số (nếu cần) và bấm nộp. Khi hệ thống báo nộp thành công, anh chị chụp màn hình hoặc lưu thông báo để làm bằng chứng đã nộp đúng hạn.

Những lỗi hay gặp khiến phải kê khai lại

Lỗi phổ biến nhất là chọn sai phụ lục (cá nhân tự khai nhưng chọn phụ lục tổ chức khai thay hoặc ngược lại). Lỗi thứ hai là điền sai kỳ thanh toán, sai số tháng (3 tháng/lần nhưng lại điền 6). Lỗi thứ ba là điền sai khoảng thời gian từ ngày đến ngày, nhất là các kỳ giao nhau. Lỗi thứ tư là quên chọn đúng địa phương nơi có tài sản cho thuê, dẫn tới cơ quan thuế quản lý không khớp.

Ví dụ lỗi thực tế: Hợp đồng ghi 3 tháng/lần nhưng người kê khai điền 1 tháng, hệ thống vẫn nhận nhưng về sau đối chiếu sẽ lệch kỳ. Khi phát hiện, phải khai bổ sung, vừa mất thời gian vừa dễ bị hỏi lại hồ sơ.

Checklist nhanh trước khi bấm nộp

Anh chị chỉ cần tự kiểm tra 5 điểm: đúng đối tượng (cá nhân hay tổ chức khai thay), đúng địa chỉ tài sản và địa phương, đúng kỳ kê khai/kỳ thanh toán, đúng khoảng thời gian từ ngày đến ngày, đúng số tiền thuê theo hợp đồng. Nếu đủ 5 điểm này thì tỷ lệ sai gần như bằng không.

Gợi ý để người ít dùng công nghệ làm nhanh hơn

Nếu anh chị lớn tuổi hoặc ít dùng máy tính, cách dễ nhất là chuẩn bị hợp đồng rõ ràng, ghi sẵn một tờ giấy các thông tin cần điền (địa chỉ tài sản, thời hạn, kỳ thanh toán, số tiền), sau đó nhờ người thân thao tác theo step ở trên. Làm lần đầu hơi lâu, nhưng từ lần sau chỉ cần copy lại mẫu kỳ và sửa khoảng thời gian là xong.