CÁC BƯỚC LÀM BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Cuối năm bao giờ cũng là thời điểm bận rộn của những người làm kế toán. Kế toán cần cân đối doanh thu-chi phí, chốt số liệu lên Báo cáo tài chính. Nhằm giúp các bạn kế toán mới vào nghề chưa có kinh nghiệm khỏi bỡ ngỡ khi làm BCTC, Dịch vụ kế toán 247 xin hướng dẫn các bạn các bước làm BCTC như sau:

Bước 1: Hoàn thành nhập liệu hoá đơn, chứng từ

– Tập hợp hoá đơn đầu ra, đầu vào, giấy nôp tiền vào NSNN, Sao kê, sổ phụ UNC các ngân hàng, Thông báo đóng BHXH, Lập bảng lương, ….từ 1/1 đến 31/12 và hoàn thành nhập liệu vào các phân hệ. (Phiếu nhập kho , phiếu xuất kho, phiếu thu, chi tiền mặt, Báo có,Báo Nợ Ngân hàng, Hoá đơn mua dịch vụ, phiếu kế toán).- Phân bổ khấu hao TSCĐ, chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn, lập các bút toán phân bổ.

Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu việc nhập liệu với các hồ sơ khác

– Số dư đầu kỳ và cuối kỳ, Phát sinh Nợ, Phát sinh có của từng ngân hàng trên sổ chi tiết các TK 112 phải khớp với sao kê ngân hàng.
– Sổ quỹ tiền mặt và TGNH không âm tại mọi thời điểm. Nếu sổ quỹ âm: Xử lý bằng cách làm PT vay tiền cá nhân.
– Tổng Doanh thu trên TK 511 phải khớp với tổng giá trị các hoá đơn đầu ra và tổng doanh thu trên các tờ khai thuế VAT trong năm cộng lại. Trong một số trường hợp phải tính cả DT 711 (nếu khoản thu nhập khác là có xuất hoá đơn và ghi nhận nghĩa vụ thuế ). Khi các bạn đối chiếu DT thuế, mà khách hàng có DT chịu thuế, k chịu thuế, chịu thuế 10%, 5%, 0% thì cột DT và cột VAT các bạn phải tách riêng theo từng loại doanh thu trên, không để tổng cộng.
– Tổng thuế VAT đầu ra – Số PS bên Có TK 3331 phải khớp với tổng giá trị thuế GTGT đầu ra của các hoá đơn cộng lại và khớp với Tổng giá trị thuế GTGT đầu ra trên các Tờ khai thuế VAT trong năm cộng lại.
– Tổng số thuế GTGT đầu vào – PS Nợ TK 133 trong năm có thể khớp hoặc không khớp với Tổng giá trị VAT đầu vào trên các tờ khai thuế VAT cộng lại. Nếu không khớp, các bạn phải giải trình được tại sao có sự chênh lệch (hoá đơn năm nay nhưng khai thuế vào năm sau chẳng hạn). Lưu ý: Các hoá đơn đầu vào kê khai trên TK thuế mới được hạch toán trên TK 133 trong sổ kế toán. Các hoá đơn đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ thuế (hoá đơn trên 20tr không thanh toán qua NH/Hđ không đúng thông tin công ty,….), dù trong năm đã kê khai trên TK thuế GTGT thì cũng không được nhập vào TK 133 đồng thời phải điều chỉnh giảm trên TK thuế của tháng/Quý đó.
– Số dư trên TK 131, 331, 1388, 3388, 141, 311, 341, 244, 344, 144 – theo từng đối tượng mã khách phải chính xác. Nếu có điều kiện thì làm Biên bản đối chiếu công nợ với từng khách hàng để xác nhận lại số liệu của mình là chính xác. Nếu không, thì phải kiểm tra lại toàn bộ phát sinh công nợ theo từng đối tượng để đảm bảo số dư đúng. Cần đặc biệt lưu ý với các đối tượng Dư Có 131, Dư Nợ 331 phải kiểm tra rất kỹ và xem có ghi nhận thiếu doanh thu, hay nhầm đối tượng không. Các đối tượng Dư Có 331 cần kiểm tra về thời hạn thanh toán có phù hợp với hợp đồng không, nếu không phải chỉnh sửa lại hợp đồng cho phù hợp, tránh trường hợp bị CQT không cho kê khai khấu trừ thuế VAT đầu vào.
– Số dư TK 3383, 3384, 3389 phải khớp với số liệu trên Thông báo đóng BHXH.
– Số dư tại 1/1/, 31/12, PS Nợ, PS Có TK 311, 341 phải khớp với số liệu bên cho vay: Sao kê tài khoản tiền vay của ngân hàng, hoặc hợp đồng vay tiền cá nhân.
– Tổng hợp nhập xuất tồn: Chi tiết từng mã hàng không âm tại mọi thời điểm. Số dư tại 31/12 ở từng kho hàng khớp với Biên bản kiểm kê, hoặc số liệu thực tế.
– Tổng hợp nhập xuất tồn TK 152, 155, 156, phải khớp với số liệu dư dầu kỳ, phát sinh trong kỳ, dư cuối kỳ trên BCDPSTK với từng tài khoản 152, 155, 156.
– Số dư tại 1/1, 31/12 và PS Bên Nợ, Bên có TK 211, 214, 142, 242 phải khớp với Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ , Bảng phân bổ chi phí trả trước dài hạn, ngắn hạn.
– Nếu trong năm đơn vị còn nợ tiền thuế thì số dư bên Có các TK thuế: 3331,3334, 3335 ,…phải khớp với số tiền thuế còn nợ.
– Đảm bảo 100% nghiệp vụ nghi nhận chi phí có đầy đủ hoá đơn chứng từ đầu vào.
– Bảng cân đối phát sinh các tài khoản: Dư đầu, PS, dư cuối hai bên Nợ có luôn luôn bằng nhau.

Bước 3: Cân đối Doanh thu – chi phí

– Doanh thu-chi phí phải đảm bảo mối quan hệ logic, hài hoà: Thông thường giá vốn không lớn hơn doanh thu, chi phí quản lý không quá lớn, tuỳ từng ngành nghề hay lĩnh vực kinh doanh mà tỷ lệ chi phí không giống nhau.

– Các DN Thương mại, XD, Sản xuất: Chi phí giá vốn lớn nhất. Chi phí quản lý rất thấp, chỉ khoảng 10-20% doanh thu.
– Các DN về dịch vụ: tỷ lệ chi phí quản lý có thể lớn hơn.

– Trong trường hợp tổng chi phí quá thấp so với doanh thu: Các bạn có thể làm tăng chi phí bằng một số giải pháp: Tăng chi phí lương;thêm nhân viên trên bảng lương, Tăng chi phí khấu hao bằng cách để khung khấu hao ở mức thấp nhất, tạo ra chi phí lãi vay (lưu ý lãi vay cá nhân không vượt quá 150% lãi suất cơ bản NH NN hoặc ngân hàng TM ,,… Và trong trường hợp chi phí quá nhiều cần giảm chi phí, gác chi phí sang năm sau.
– Làm file các vấn đề theo mẫu. (File excel mẫu). File này và file Đối chiếu DT- Thuế cùng là 1 file. Đặt tên chung là ‘Cac van de’, không đặt tên là ‘Đoi chieu DT-Thue’ nữa.

Bước 4: Lập Báo cáo tài chính

– Chốt số liệu trên Bảng cân đối phát sinh.
– Nhập dữ liệu từ Bảng cân đối phát sinh lên BCTC trên HTKK, làm Thuyết minh BCTC.
– Làm Tờ khai quyết toán thuế TNDN, quyết toán thuế TNCN.
– Nộp file báo cáo qua mạng : Nộp Tờ khai QT TNDN-> Nộp File BCTC-> Nộp phục lục: TMBCTC, Bảng cân đối PS, nộp tờ khai QT TNCN.