Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
1. Những định nghĩa quan trọng về hóa đơn điện tử
– Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử củamột doanh nghiệp. Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của HĐĐT giúp xác thực HĐĐT đó là của đơn vị phát hành.
– Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử.
– Chuyển đổi hóa đơn điện tử:
+ Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
+ Hóa đơn chuyển đổi phải có dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
2. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử
– Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
– Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
– Quá trình thanh toán nhanh hơn.
– Góp phần bảo vệ môi trường.
3. Các đặc điểm hóa đơn điện tử so với hóa đơn tự in hiện đang áp dụng
| TT | Đặc điểm | Hóa đơn tự in | Hóa đơn điện tử |
| 1 | Ký hiệu hóa đơn | Có chữ T | Có chữ E |
| 2 | Số liên hóa đơn | 2 Liên | Không có số liên |
| 3 | Chữ ký trên hóa đơn | Chữ ký tay | Chữ ký số (chữ ký điện tử) |
| 4 | Hình thức hóa đơn | In hóa đơn giấy | Lưu trữ bản mềm hóa đơn điện tử. Không cần phải in ra giấy. |
| 5 | Phương thức nhận hóa đơn | Nhận bản cứng tại các kênh giao dịch của đơn vị | Nhận hóa đơn bản mềm qua email hoặc qua webportal với user và Pass word được cấp. |
| 6 | Thời gian lưu trữ hóa đơn | 10 năm trên hệ thống + bản cứng vật lý | 10 năm trên hệ thống |
| 7 | Hóa đơn ghi song ngữ có được không | Có | Có |
| 8 | Hóa đơn sai sót | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn |
| 9 | Hóa đơn phục vụ đi đường | Hóa đơn giấy | Sử dụng hóa đơn chuyển đổi của hóa đơn điện tử. Chỉ in được 1 lần duy nhất. |
4. Các điều kiện Viettel đã đảm bảo khi triển khai hóa đơn điện tử
– Hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử và phải có chữ ký điện tử;
– Sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử tự xây dựng.
– Ban hành Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử và gửi Thông báo phát hành hoá đơn điện tử tới cơ quan thuế;
– Thông báo cho khách hàng về định dạng hoá đơn và cách thức truyền nhận hoá đơn điện tử.
5. Công văn hướng dẫn số 3494/TCT-DNL của Tổng cục thuế về hóa đơn điện tử
HOTLINE: 0988864779
Your blog has swiftly become my top destination for motivation. Thank you for sharing your insights.